為了讓所有人能專注在工作而生!Microsoft Teams & Power Platform 讓公務雜事不再繁瑣

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這次受到 Microsoft 邀請前往他們位於鄰近信義微風的十九樓的高級辦公室參加關於 Microsoft 365 家族 Microsoft Teams 以及 Power Platform 的介紹活動,此次參與阿輝可以說是獲益良多,這次全新推出 for 台灣各領域工作者與公司企業的一共有兩個大方向,能解決兩個一樣困擾著大家但卻截然不同的問題。

簡單來說, Teams 優化了遠端工作與會議,而 Power Platform 則是利用 Power BI、PowerApps 與 Flow 三大主軸來解決公司企業中關於流程與步驟之類的瑣事,簡化惱人的步驟與細節就能把更多時間花在工作的研發或是業務本身,大大提升員工產值,身為作業軟體領航員的 Microsoft 這次祭出的兩款重大革新都非常強悍,每一個部分都值得專文介紹,不過礙於此次參與活動的篇幅關係,以下分項說明。

為了讓所有人能專注在工作而生!Microsoft Teams & Power Platform 讓公務雜事不再繁瑣 @3C 達人廖阿輝

總是被遠端會議弄到發狂?推薦 Teams 給所有低 EQ 人士

第一個要介紹的是針對遠端工作、跨國會議量身訂做的 Microsoft Teams,簡單說起來,這次的各種新功能都是讓整個遠端工作變得更順暢、更簡單、更精緻並預先設想許多不一定會發生但發生就很討厭無法解決的狀況預先處理,且加上許多資料數據統計的功能,讓人能把工作時間優化,集中在工作內容本身,擺脫掉為了遠端會議或遠端工作配件、設備還有未來數據整理消耗的時間。

首先要推崇的是,不管是 Microsoft Power Platform 還是 Teams,都可以選擇使用電腦應用程式、手機 APP 或是網頁端來進行,這點的好處在於不論是使用個人,使用公司或是公用電腦也都可以立刻以網頁進入一切都已經備妥的戰鬥模式,來迎接每一個會議、每一場挑戰。

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接著,有了 Teams 之後,就能打開對於遠端訊息的全新世界了!這次的視訊會議推出了許多更實用的功能,像是可以選擇對公眾公開視訊畫面,這在發佈會這種場合來說相當實用;以及在設定會議開始之前,能先打開畫面預覽並佇列,還可以同時開啟簡報一邊視訊一邊看資料,確認資訊無誤人也漂亮之後再發佈出去開始會議,不用擔心手忙腳亂或是開始視訊才發現有系統問題的狀況。

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還有可以自訂視訊畫面的背景,不管在哪邊開始視訊會議都不會尷尬,也不用特地為了遠端會議搞一個背景紙,愛用什麼用什麼,不只能自訂也可以直接模糊人像以外的部分。

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而且日前新增了非常有意思的功能,就是掃描判定人物之後,能讓視訊時寫在白板上的文字穿透人物,避免因為人在白板前移動擋住字跡影響會議效率的狀況;但不只是在視訊會議上面有著創建的大躍進,就連文字聊天、通訊的功能也大有改進,一打開 Teams 聊天介面會覺得有些熟悉,尤其可以加入 Bot 以及各種自訂、推播的功能讓人想到 Slack 但當然 Teams 功能更完善。

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基本上能在公事與私事相關的連動,都能直接在介面上看到,像是行事曆或是群聊、私聊甚至通話都沒問題,還可以設定各種推播功能,甚至連 Email 收到附件直接儲存後在群組裡通知也做得到。更不用說各種增添趣味性的小功能,如個人化貼圖,這是阿輝非常欣賞的一環,真正有活力的企業並不是所有人在上班中都死氣沉沉地工作,而是活絡地交換靈感、讓工作像在玩樂一樣輕鬆愉快對於整體的效率更有幫助;在聊天貼圖中有可供自訂的有趣圖示,可以針對對話框內文字任意編輯,除了微軟內建的貼圖之外,企業也可以自製貼圖上架,客製化增進團隊情誼的圖片。

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資料收集à資料分析à利用數據優化效率+其他程式連動解決問題=Microsoft Power Platform

另一個則是 Microsoft Power Platform,基本上它可以簡化工作除了「公事」之外手續的步驟,還可以自定企業與團隊的最佳工作流程,甚至有些原先需要公司 IT 部門支援的功能可以直接透過 Power Platform 完成,不用再對公司的 IT 部門提出需求然後跑一個漫長的公司內部流程再等待研發,等到做出軟體後又已經不符合需求了。

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常常在辦公室上班的朋友一定對於公司許多行政流程、資料收集與整理還有分析感到無比頭大,這時就可以藉由 Power BI 來做詳盡的資料收集並且轉化為可以理解的圖表呈現,比起口述落落長的資料或是一筆又一筆數據對照到天荒地老,Power BI 能替人省下更多時間。

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這次阿輝參加的說明會從報到處就展現 Power BI 強大功能,設定好規則之後,每一個來參加的人士輸入資料,再由 Power BI 記錄並呈現一切數據,還能在需要的時候叫出所有曾經提供過的相關資訊。像是與會人士是否有特殊飲食需求?年齡層落點範圍、居住位置以及喜好的活動類型等等,看似瑣碎難以歸類的資料,只要透過 Power BI 就能在需要的時候撈出並完善整理資料。

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接著就是相當強悍的 Flow,也就是透過它可以製作一些簡單的自動化流程,省去每天在工作中不斷進行重複動作的麻煩,Flow 能協助工作者自訂作業模組化流程,來替人們完成繁瑣但是具有規律邏輯的工作;而最後一個 PowerApps 提供企業以拖拉式介面輕鬆開發內部應用程式(如下圖,可插入按鈕與圖示,直接繪製企業專屬應用程式),不用麻煩 IT 部門替不同部門客製化其所需功能。工作坊中體驗建置的名片讀取器,就是解決名片的整理與收集的問題,是利用它們大大縮減時間並便利工作的最好實例。

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只要利用 PowerApps 加上 Flow 就可以簡單建立起名片整理工具,先在上面設定好規則,像是姓名、電話、信箱等等基本資訊的欄位,就可以配合 Flow 連結 EXCEL 等等程式,製造出非常簡便的整理流程:拍攝名片à自動抓取所需資訊à在 EXCEL 中建檔à從 EXCEL 中撈取資料透過 Power BI 做細密的數據處理與分析。

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美國知名航空公司就有使用 Power Platform 免去諸多繁瑣、節約人力之外還大大提升服務品質的例子,它們發現燃油是航空公司成本中比較難以控管的部分,以往都要透過每一台飛機的機師來做記錄,資訊單一且零碎,但是使用了 Power Platform 之後就可以輕鬆地整合所有飛機的資料並且將一切都數據化,可以輕易用圖表判斷也能優化項目內容,像是某些特定航段的油耗就可以精簡或提升,同時主管也可以線上批准或是否決機師的要求。

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好用的例子還不只如此,根據 Power Platform 中 Power BI 整理的資訊,只要整合乘客資料就可以窺知對方的喜好,不只讓顧客感覺更賓至如歸,也能更有效率地推銷適合對方的商品,達到業績提升的效果,既能有效的收集資訊、維護系統,把複雜數據變成可供理解的圖表,更能藉由它們判讀出數據的意義,再透過 PowerApps 與 Flow 的配合來滿足使用者期待,漸漸淘汰紙本作業;並且還能與各種第三方應用程式做連動,更擴充使用範圍也能更針對所需個人化。

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航空公司的管理階層設定的這一切甚至不用透過 IT 部門就能完成,或許有朋友會覺得自己沒有經營大公司,小人物或許對這些資料整理與收集的需求並不高;但阿輝可以告訴你,這樣想就錯了。

每一個人或大或小都有資料處理的需求,可以用更省時的方法就能把時間留在更值得的地方。

就以名片整理來說,再也不用在一大疊名片中去翻找似乎有點印象的人,只需要鍵入關鍵字就可以立刻找到想找的資料,並且還可以同時看見圖表化的數據整理以及所有相關資訊。

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不只是行政工作的人非常需要 Power Platform 就連業務或是會計、總務部門也都有類似的繁瑣資訊需要處理,以往總是得消耗大量時間與人力來進行資料管理,現在只要有 Power Platform 就能優雅輕鬆地按照不同需求獲取自己想要的資料,便能將更多精力投注在更重要的工作內容之中,堪稱是優良企業想要提升員工工作效率之所必備,再也不用沉淪在資料海中,有了 Power Platform 就能讓資料收集、整理與分析變成優雅又專業的工作。

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廖阿輝

阿輝目前是自由撰稿工作者 + 全職攝影師 + 社群網站經營,本身 IT 與資訊背景經驗約 10 年,也有在平面與網路媒體撰稿,文章撰寫著重技術內容為主,並以專業等級產品拍攝撰文,目前也是台灣科技新聞節目常採訪的專家 / 來賓。

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