ChatWork – 專為工作設計、提高生產力的聊天工作群組服務!

為什麼要用 ChatWork?

『目的是要減少不必要的開會』研討會一開始來自 ChatWork 公司、帥氣的產品經理大叔這樣回答大家的疑問。

『我們自己也在用 ChatWork!』乍聽是一個蠻奇怪的說法,自己開發的軟體當然自己會用有什麼了不起?!其實說起 ChatWork 根源就是原在 2000 年成立的日本軟體公司 EC Studio  自己公司用來處理公司內部溝通的工具軟體,但沒想到功能愈加愈強,而且內外都很受歡迎並有這樣的市場需求,因此就將 ChatWork 向外正式在外上市銷售,甚至 2012 年還直接把公司名稱改為 ChatWork(變成主打啦~),目前在 ChatWork 公司是個小而美的軟體開發公司,30 多名員工在日本、美國、盧森堡都有公司與據點,而且也自豪的表示,在公司成立的這幾年,ChatWork 受市場歡迎,也是每年都有獲利的軟體開發公司,在現在競爭激烈的軟體服務市場中,ChatWork 有這樣的成績也證明了他們厲害之處。

2014-09-11 03_04_03-ChatWork - 雲端會議室,加快您的企業腳步  

為什麼不要用 Email ?為什麼不要用 FB Message?為什麼不要用 IM 軟體?

ChatWork 如同名字一樣,其實就定義在『工作用的對談軟體』,對於企業內部的溝通模式,其實包含了永遠無法退役的 Email (電子郵件),說實在話電子郵件到目前還是有不可取代的特性,但的確有其限制,如空間問題不能傳送較大檔案、沒有辦法即時溝通,因此通常現在 Email  通常備用於基本工作文件的聯繫,而通常則還配合現在流行的 Line、Facebook Message 等即時傳訊軟體來搭配使用。

但是!(人生最該死的就是這個但是)總是有相對的問題:

 

  1. 需要一個有效率的公司溝通工具 (可見電子郵件不是好工具)
  2. 需要一個訊息可以保留與被查詢的工具 (Line 的訊息備份表示很悲劇)
  3. 需要容易使用容易維護的系統 (Outlook 表示我就是要每天壞掉怎麼樣!)
  4. 需要公私分明的系統 (糟糕… Facebook 上面有我的前女友)

 

2014-09-11 03_04_40-facebook - Google 搜尋2014-09-11 03_05_01-outlook - Google 搜尋 2014-09-11 03_04_48-Line - Google 搜尋 

 

 

如果以表格來看,大致上是這樣子的:(紅色處是較為被詬病之處)

 ChatWork電子郵件LineFB Message
即時性即時等很久即時即時
檔案傳輸大檔支援檔案要小大檔支援大檔支援
垃圾訊息超超超多中等
歷史訊息永久儲存、可搜尋管理困難困難永久儲存、可搜尋
公私分明公事專用可公事專用很難釐清很難釐清
使用模式Web + AppAPPAPPWeb + App

 

因此若以工作需求來說,ChatWork 本來就是專門針對工作需求推出的聯繫工具服務,自然一定是具有最佳的優勢。

 

ChatWork 是雲端服務

ChatWork 在手持裝置上提供了 APP,不過其實工作的主軸還是在 Web 上,是個不折不扣的 SaaS 軟體即服務的模式,公司要採用 ChatWork 不需要額外安裝任何應用程式,僅需要使用相容的瀏覽器開啟 ChatWork 入口網頁登入帳號密碼即可,實際層面上可以降低軟體安裝維護的成本,而且使用的軟體版本永遠是最新版本,不需要注意更新程式或是修正檔案,對於採購也已租用並以帳戶訂購的方式取代過往的軟體購買,不論是建構系統的成本或是彈性,都具有更大的優勢。

 

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同時 ChatWork 具備 SaaS 雲端服務的優勢,所有的資料包含了歷史對談的紀錄、工作共用的檔案、最新的行程與代辦事項安排,全部經由加密儲存在 ChatWork 的後端主機上,因此不論在公司電腦、家中筆電、甚至臨時需要只要在任何有網路的環境下輸入 ChatWork 的登入帳號密碼,隨處都是行動辦公室,也符合現今行動化、甚至是 BYOD 自攜設備的趨勢,可以說是 Z>B 的最佳代表呀~(笑)

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▼甚至其實視訊語音通話功能用瀏覽器都能完成(不過還是有例外… 阿輝的 Chrome Book 果然就中槍了 >..< 的確太冷門)

2014-09-11 03_06_32-【推薦】讓你公私分明的 ChatWork!讓工作跟 FB 和 LINE 說掰掰吧! _ SayDigi _ 點子生活  

 

一個帳號,多平台使用

不論是網頁版本、手機 APP 版本,其實要使用 ChatWork 可以經過簡單的註冊,或是直接利用 Google、Facebook 等社群網路的帳號直接登入

登入網頁: http://www.chatwork.com/zh-tw/

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登入的介面其實還蠻接近某知名社群網頁的(笑),介面也都提供了完整的中文化,使用毫無壓力,左邊的區塊主要是新增的對談訊息列表(聊天室),中間則是主要對談的訊息區,右側則是功能導向的細節項目。

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對話則可以以條件或是目的的方式來過濾顯示的對談訊息

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對話訊息視窗則混和了電子郵件與即時訊息的優點,可以一般文字訊息、也可以夾帶附件甚至上傳圖片,也可以指派工作甚至是發起影音會議都可以

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跟一般通訊軟體比較不同的地方應該就是有『工作』的管理概念,以阿輝認知比較像是當年 PDA 中的 TODO (待辦事項) 或是 TASK (工作),在公司內部則是類似『工作管理』,可以用於自己的工作建立,甚至指派與自己一同工作的朋友。

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可以自己建立,或是選擇擔任者

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也具有完整的聯絡人管理功能

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版本的差異

ChatWork 的商業模式是以帳號等級做為區分,其實免費版本的 ChatWork 就已經是非常的有誠意,免費方案提供 500MB 的基本空間,可以 1 對 1 視訊會議,最多可以建立 14 組群組對話,說真的阿輝到覺得如果對於小型公司其實這樣免費的版本也許就十分足夠,而如果公司稍具規模,也可以選擇更大空間、多人視訊會議、甚至提供歷史紀錄搜尋功能,費用則是以帳號月租的模式,其實對於公司使用來說是非常值得的投資。

各種版本阿輝也整理如下:

 免費版個人方案企業方案
群組交談數量14 組無上限無上限
視訊會議最多 1+1 最多 4 人最多 14 人
儲存空間500MB2GB20GB
搜尋歷史訊息X
使用者管理XX
收費 / 月FREEUSD 4USD 20

* 企業方案容量還有更高選擇,更詳細資料可以參考 官方價格資料

 

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行動裝置

在手機上其實用網頁瀏覽器也是可以開啟 ChatWork 使用,不過主要因為手持裝置的畫面通常較小,因此 ChatWork 也提供了手持裝置專用的平台提供用戶使用

  • iOS 設備, iPad, iPhone, iPad Touch 從 App Store 中下載取得
  • Android 設備,從 Play 商店 中下載取得

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註:目前在 AppStore 或是 Play 商店打開後可以發現有部分日文的文字,不用擔心下載回來介面都有提供繁體中文介面,不會有使用上的困擾

 

ChatWork 同時也完整支援了 iPad,效果非常好

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小結:選擇正確的工作,ChatWork 工作好選擇 

其實電子郵件的不足大家近年來應該都有明顯的感覺,但是選擇 FB, Line 做為工作使用,其實總不適合,ChatWork 是為企業量身打造的內部溝通工具,對於提高工作效率降低不必要的浪費時間,ChatWork 應該是一個很好的選擇,目前 ChatWork 也正式進入台灣,台灣也是 ChatWork 的重點拓展區域,建議大家在公司內部有這樣需求的話,真的可以試試看!

ChatWork 官方網站:http://www.chatwork.com/zh-tw/

 

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*本文感謝 ChatWork 邀請參與研討會並體驗撰文介紹

 

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關於阿輝

阿輝目前是自由撰稿工作者 + 全職攝影師 + 社群網站經營,本身 IT 與資訊背景經驗約 10 年,也有在平面與網路媒體撰稿,文章撰寫著重技術內容為主,並以專業等級產品拍攝撰文,目前也是三立科技新聞線等資訊新聞節目常在的 3C 產品來賓。

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